Het verschil tussen PMO-werkzaamheden in projecten en programma’s

Als consultants binnen het vakgebied van project-, programma- en portfoliomanagement stellen wij onszelf de vraag: wat maakt het werk als programmaondersteuner anders dan dat van een projectondersteuner? Hoewel er zeker overlap bestaat tussen de rollen, vraagt werken binnen een programma om aanvullende competenties en een bredere blik. In deze blog nemen wij jullie mee in de belangrijkste verschillen en uitdagingen. 

Projectondersteuning: focus op structuur en uitvoering 

Binnen een project is het doel helder: een vooraf gedefinieerd resultaat opleveren binnen de afgesproken tijd, scope, en budget. Als projectondersteuner ben je de rechterhand van de projectleider en ondersteun je het projectmanagementteam in het realiseren van dat doel. Tot de belangrijkste PMO-taken behoren: 

• Planningsondersteuning: Opstellen en bijhouden van projectplanningen. 

• Rapportage: Zorg dragen voor de voortgangsrapportages en het signaleren van risico’s. 

• Administratie en aanjagen: Beheren en up-to-date houden van actielijsten, besluitenlijsten en documentatie.  

• Stakeholdermanagement: Faciliteren van communicatie met belanghebbenden. 

In essentie draait het bij projectondersteuning om grip houden op de dagelijkse voortgang en het waarborgen van de koers.  

Programmaondersteuning: een complexer speelveld 

Een programma daarentegen bestaat uit meerdere samenhangende projecten, ten behoeve van organisatiebrede veranderingen of transformaties. Daarmee zijn programma’s gericht op overkoepelende strategische doelen. Deze focus op strategie komt dus ook terug in de rol van de programmaondersteuner. 

1. Strategische samenhang waarborgen 

Als programmaondersteuner is het belangrijk dat je oog hebt voor de afhankelijkheden tussen projecten. Dit betekent: 

• Het opstellen en beheren van een overkoepelende programmadoelenstructuur. 

• Het bewaken van de samenhang tussen deliverables van verschillende projecten. 

• Het coördineren van de afhankelijkheden en het anticiperen op mogelijke knelpunten. 

2. Complex stakeholdermanagement 

Binnen een programma is er sprake van een groter en diverser stakeholderlandschap. Denk aan: 

• Bestuurders die strategisch betrokken zijn. 

• Projectmanagers van de verschillende deelprojecten. 

• Externe leveranciers en partners. 

Afhankelijk van de rolverdeling binnen het programma draagt een programmaondersteuner bij aan een consistente en duidelijke communicatie met betrokken partijen.

3. Geïntegreerde rapportages en escalaties 

Waar een PMO bij projecten rapporteert over de voortgang van een enkel resultaat, moet er binnen een programma een totaalbeeld geschetst worden. Dit betekent: 

• Het tijdig ophalen van rapportages bij de projectleiders  

• Het ontwikkelen van programmabrede rapportages waarin je resultaten, risico’s en afhankelijkheden inzichtelijk maakt. 

• Escalaties op een hoger (portfolio)niveau behandelen, vaak met impact op meerdere projecten of zelfs de gehele organisatie. 

4. Verandermanagement ondersteunen 

In alle programma’s zit een veranderelement. Als PMO draag je op dat vlak bij met zaken als: 

• Ondersteunen van change managementactiviteiten, zoals trainingen, communicatiecampagnes en adoptieplannen. 

• Monitoren van de voortgang van gedrags- of procesveranderingen, die vaak niet tastbaar zijn maar wel essentieel voor succes. 

Aanvullende vaardigheden voor programmaondersteuning 

Omdat de scope van een programma groter is dan die van een project vraagt programmaondersteuning om aanvullende vaardigheden en inzichten: 

• Helikopterview: Je moet continu kunnen schakelen tussen details en het grote geheel. 

• Analytisch vermogen: Het analyseren van complexe afhankelijkheden en risico’s is cruciaal. 

• Politieke sensitiviteit: Het managen van belangen in een breder organisatorisch speelveld. 

• Flexibiliteit: Programma’s zijn dynamischer en minder voorspelbaar dan projecten; je moet snel kunnen anticiperen op veranderingen. 

Wat betekent dit voor organisaties? 

Voor klanten en organisaties is het belangrijk om te beseffen dat een programma niet simpelweg een groot project is. Het succesvol opzetten en uitvoeren van een programma vereist specifieke aandacht, niet alleen in termen van governance, maar ook in de inrichting van programmaondersteuning. Investeer in de juiste mensen en geef ze de ruimte om op strategisch niveau mee te denken. Het P3O raamwerk is een handig hulpmiddel voor het structureren en monitoren van het portfolio, programma’s en projecten. 

Of je nu werkt binnen een project of een programma, PMO speelt een sleutelrol in het succes. Echter, de complexiteit en scope van programmaondersteuning vragen om een breder palet aan vaardigheden en een scherp oog voor strategische samenhang. Als consultants begeleiden en adviseren wij klanten graag zodat ze het maximale uit de investeringen in hun projecten en programma’s kunnen halen. 

Heb je vragen of wil je sparren over jouw PMO-uitdagingen? Neem gerust contact op met Aresz – wij denken graag met je mee!  

Wil je meer weten over het verschil tussen de managementondersteuner en de project(management)ondersteuner (PMO), kijk dan eens naar onze blog. 

Wil je meer weten over P3O om portfolio-, programma- en projectmanagementpraktijken af te stemmen op de algehele strategie van de organisatie, kijk dan eens naar onze blog.

Q&A

Wat is het grootste verschil tussen projectondersteuning en programmaondersteuning?

Het grootste verschil zit in de focus en de scope. Projectondersteuning richt zich op het realiseren van een concreet resultaat binnen een vastgestelde tijd, scope en budget. Programmaondersteuning daarentegen heeft een bredere, strategische blik en bewaakt de samenhang tussen meerdere projecten die bijdragen aan organisatiebrede doelen.

Waarom vereist programmaondersteuning complexer stakeholdermanagement dan projectondersteuning?

Binnen een programma zijn er meer belanghebbenden op verschillende niveaus, zoals bestuurders, projectmanagers van deelprojecten en externe partners. Dit vraagt om sterke communicatieve vaardigheden, politieke sensitiviteit en het vermogen om strategische afstemming te faciliteren.

Welke aanvullende competenties zijn belangrijk voor een programmaondersteuner?

Een programmaondersteuner moet naast de standaard PMO-vaardigheden beschikken over een helikopterview, analytisch vermogen, politieke sensitiviteit en flexibiliteit. Dit helpt bij het beheren van afhankelijkheden tussen projecten, het ondersteunen van verandermanagement en het coördineren van rapportages en escalaties op een hoger niveau.

Meer blogs