De toepassing van AI in projectmanagement

Projectmanagement is een vakgebied dat vraagt om een unieke combinatie van vaardigheden, waarbij het behoud van overzicht van cruciaal belang is. Zo vereist projectmanagement niet alleen strategisch inzicht en organisatietalent, maar ook het vermogen om teams te leiden, risico's te beheersen en flexibel in te spelen op onverwachte veranderingen. Om tot concrete resultaten te komen, is een projectmanager continu bezig met het coördineren van deze taken – een lastig takenpakket, maar de projectmanager staat hier niet langer alleen voor. In dit artikel worden in vogelvlucht de voordelen van AI in de wereld van projectmanagement uiteengezet in drie van de meest spraakmakende thema's: taakverlichting, data-analyse en samenwerking. Ten slotte zal een kritische kanttekening worden geplaatst om een zo realistisch mogelijk beeld te wekken van wat modebegrip ‘AI’ ons werkelijk te bieden heeft.  

Taakverlichting 

Artificial intelligence (AI) wordt ingezet als de projectmanager's persoonlijke assistent. Generatieve AI-applicaties zoals DeepSeek en ChatGPT, maar ook toolplatforms zoals Azure, kunnen het werk eenvoudiger maken. Denk hierbij aan het samenvatten van meetings en bijhouden van acties, het automatiseren van planningen, het meedenken over de beste manier om informatie te communiceren, het genereren van inzichten over resourcebeheer en risico’s of zelfs het optimaliseren van de (online) samenwerking van je teamleden. Dit zijn slechts een paar van de opties waar AI in kan assisteren, maar aan het eind van de dag kan het maken van impact niet zonder de projectleider. 

Om te weten hoe AI het werk van de projectmanager kan verlichten, moet men begrijpen waar AI in uitblinkt en hoe het ons kan helpen. Dit is voornamelijk het verwerken van grote hoeveelheden data, patroonherkenning, het doen van voorspellingen en het automatiseren van repetitieve taken op schaal. Waar mensen snel fouten kunnen maken bij complexe of routinematige taken, blijft AI consistent en efficiënt. AI kan bovendien razendsnel inzichten bieden uit data, iets dat voor mensen veel tijd kost of zelfs geheel onzichtbaar blijft. Met dit in het achterhoofd kan de projectmanager ‘menselijke gebreken’ compenseren met je persoonlijke AI-assistent om zo samen op een efficiënte wijze tot het beste resultaat te komen. Het is daarom belangrijk dat de projectmanager kritisch kijkt naar welke van diens werkzaamheden het meest voorspelbaar zijn; en welke doorgaans het meest ongelukkig maken.  

Datagestuurd werken 

Projectmanagers leunen sterk op hun creativiteit, ervaring en intuïtie om hun projecten in goede banen te leiden – menselijke vaardigheden die door AI niet te vervangen zullen zijn. AI kan echter wel grote hoeveelheden projectgegevens analyseren om patronen en trends te ontdekken, die voor het menselijk oog onzichtbaar zijn. AI biedt projectmanagers een grote diversiteit aan tools (ChatGPT, Jira, Co-Pilot, etc.) die kunnen helpen om taken efficiënter uit te voeren, risico's te verminderen en beter te reageren op onverwachte veranderingen. In plaats van het werk van de projectmanager te vervangen, fungeert AI hier als complement en kan de projectmanager zich richten op de eigen creatieve taken die meer stimuleren dan het verwerken van ongebreidelde hoeveelheden administratie.  

Het nieuwe samenwerken 

Naast het optimaliseren van data gestuurd werken kan AI ook helpen met het verbeteren van de samenwerking tussen collega’s (Co-Pilot, in samenspel met Office 365). Dit doet het door de urgentie, impact en afhankelijkheden van agenda’s en to-do’s te analyseren. Op deze wijze kan AI een beeld schetsen van de prioriteiten van teamleden en dat kan dubbel werk voorkomen, wat een project tijd en geld zal schelen. Daarnaast kan het de moeizame taak van het inplannen van meetings versoepelen door agenda's te vergelijken en de best geschikte tijden voor te stellen. Ook kan AI de voortgang en ontwikkelingen van alle projectleden samennemen en de meest belangrijke updates verwerken in overzichtelijke notulen zodat iedereen geïnformeerd blijft. 

Bovendien kan AI helpen bij het opstellen van een ideale tijdlijn, gebruikmakende van afhankelijkheden en competenties in het team. Door knelpunten tussen taken te analyseren en de capaciteit van teamleden te evalueren, kan AI een realistische planning maken die rekening houdt met mogelijke vertragingen of obstakels. Deze planningen zijn dynamisch en kunnen worden aangepast naarmate er meer informatie beschikbaar komt of wanneer de omstandigheden veranderen, zoals een verschuiving in prioriteiten of extra beschikbare middelen. De AI neemt in deze geen besluiten, dit blijft – logischerwijs – de taak van de projectmanager, die de voorgestelde tijdlijn gebruiken kan om de besluitvorming te faciliteren.  

Ethische en sociale kanttekeningen 

Hoewel AI onmiskenbaar voordelen biedt, roept het ook belangrijke ethische en sociale vragen op. Ten eerste moet men zich afvragen welke werkmethode het best past bij het gebruik van AI conform privacyregelgeving; wat mag een Chatbot allemaal van ons weten?  

Een tweede is de mogelijke vooringenomenheid van AI-systemen. AI-algoritmen worden getraind op basis van historische gegevens en als deze gegevens vooroordelen bevatten, kan AI deze vooroordelen onbedoeld versterken. Dit kan leiden tot oneerlijke beslissingen die projectteams en eindgebruikers negatief beïnvloeden. 

Daarnaast is er de kwestie van verandermanagement. Het implementeren van AI in een organisatie kan weerstand oproepen, vooral onder werknemers die vrezen dat hun banen in gevaar komen. Het is cruciaal dat bedrijven medewerkers meenemen bij de invoering van AI-technologie – zonder dat deze verandering over hun rug gaat.  

Conclusie 

Wegens alle bovengenoemde redenen is het voordelig om bewustzijn op te doen over de kansen en risico's die gepaard gaan met de komst van AI. Aresz ziet AI-tools graag als versterker van het menselijk kapitaal – zodat de kwaliteiten van zowel de projectmanager als de teamleden optimaal naar boven zullen komen.  

Q&A

Hoe kan AI bijdragen aan taakverlichting binnen projectmanagement?

AI kan functioneren als een persoonlijke assistent voor de projectmanager door taken zoals het samenvatten van meetings, automatiseren van planningen, analyseren van resourcebeheer en risico’s en optimaliseren van samenwerking te ondersteunen. Het helpt vooral bij het verwerken van grote hoeveelheden data, patroonherkenning en het automatiseren van repetitieve taken.

Op welke manier helpt AI bij datagestuurd werken?

AI kan grote hoeveelheden projectgegevens analyseren en patronen en trends ontdekken die voor het menselijk oog onzichtbaar zijn. Hierdoor kunnen projectmanagers beter risico’s inschatten, efficiënter werken en sneller reageren op onverwachte veranderingen. AI vervangt de projectmanager niet, maar fungeert als een aanvulling op diens creatieve en strategische vaardigheden.

Welke ethische en sociale kanttekeningen worden genoemd bij het gebruik van AI in projectmanagement?

Er zijn drie belangrijke kanttekeningen: privacyregelgeving en de vraag welke gegevens AI mag verwerken, mogelijke vooringenomenheid van AI door historische data met biases, en weerstand binnen organisaties door angst voor baanverlies. Het is daarom belangrijk dat bedrijven AI op een transparante en inclusieve manier implementeren.

Meer blogs