Niks zo vloeibaar als een functieomschrijving
Wat begon als een rol als Technisch Projectleider, veranderde in zeven weken naar Scrum Master, in de 12 weken erna naar Agile Coach en eindigde als HR-adviseur. De gemeente Utrecht begon vaart te zetten achter de Agile Transitie en dat betekende een andere aanpak van de (kleine) projecten waar ik op aan was genomen. Er was dringend vraag naar een Scrum Master voor de afdeling Bedrijfsvoering. Aan mij de taak om aan de slag te gaan met twee teams met zeer verschillende ervaring met Agile de Agile Transitie in te zetten.
Ofwel, een andere mindset creëren om het team zichzelf laten verbeteren in plaats van het najagen van resultaten. Niet alleen voor team, maar ook voor mijzelf vereiste dit een andere set skills dan ik gewend was en heb dit mezelf snel aan moeten leren. Ondanks dat mijn projectmanagementstijl erg samenvalt met de rol van Scrum Master, miste ik wel de resultaatverplichting die normaliter een opdrachtgever aangaat.
De Agile Roadmap
De twee teams konden niet verder uit elkaar liggen. Het ene (nieuwe) team was al een jaar aan het experimenteren met Scrum, en het andere team (wat al 20 jaar bestond) was al twee jaar aan het worstelen met de beginselen van Agile.
Daarom ben ik samen met de teams twee verschillende verbeterplannen gaan maken onder de noemer: Agile Roadmap. Met meters aan BrownPaper en heel veel post-its hebben we een set aan verbeteringen benoemd voor beide teams. Elke twee weken pakten we hier iets van op in kleine stapjes. Veel van deze onderwerpen werden meerdere keren behandeld. Na 20 weken kwamen alle onderwerpen vanzelf weer voorbij, zodat we opnieuw kleine verbeteringen aan bijvoorbeeld de “Definition of Done” toe konden voegen.
Los laten van controle
Het meenemen van de gehele organisatie in deze Agile Transitie was voor mij de leukste uitdaging. Ik denk dat ik geen gekke dingen zeg als ik vertel dat een Agile werkwijze voor bestaande managementniveaus voelt als het weggeven van macht en controle. Ondanks dat deze “schijn-controle” juist het echte werk in de weg zit, is het niet vreemd dat het management hier graag aan vast wil houden. Agile vergt niet alleen veel van het team dat via de methode werkt, maar ook zeker van de “traditionele” omgeving daaromheen. Vertellen dat het los laten van de controle en vol vertrouwen op een Scrum team de beste resultaten geeft, gaat soms gepaard met de nodige weerstand. Stapje bij beetje, en soms een flinke confrontatie, is het gelukt om meer en meer controle van het werk te leggen bij de mensen die het werk ook het beste kennen. Een mooi succes waar ik met trots op terug kijk.
De organisatie sterker achterlaten
Als gedetacheerde is mijn laatste taak om mijzelf overbodig maken en de organisatie sterker achterlaten dan hoe ik het aantrof. De rol van Scrum Master moest permanent ingevuld worden en het voeren van de sollicitatieprocedure voor mijn eigen rol voelde als het verlaten van het schip wat ik zelf heb gebouwd, maar waar ik met trots naar keek toen het wegvoer, zodat ik kon beginnen aan het bouwen van mijn nieuwe schuit.
Groetjes,
Tom. Hoofd vlotbouwer Aresz