Elk project een beetje beter
Een, in mijn ogen, onderbelicht onderdeel van projecten is leren van opgedane ervaring. Projecten zijn moeilijk, stressvol en kun je niet overdoen. Je wordt met een groep, mogelijk onbekende, mensen bij elkaar gezet om een project te doen naast de reguliere werkzaamheden. Je gaat pionieren en doet je best om de klant zo gelukkig mogelijk te maken. Hier zijn allerlei methoden voor (met bijbehorende certificaten) en wanneer je het project hebt afgerond ga je weer uit elkaar, terug naar je andere werkzaamheden. Dat vind ik zonde, want je hebt heel close met dit projectteam samengewerkt om iets gaafs neer te zetten. Je hebt zoveel geleerd, daar zou je iets mee moeten doen. En een stoffig “lessons learned” documentje motiveert dan niet echt. Thanks Prince..
Een project retrospective,
het regent complimentjes!
Maar wij zijn goeie projectleiders en weten dat we er van moeten leren. Voor onszelf, voor de mensen in het projectteam en voor de opdrachtgevers. Want als het volgende project door onze lessen iets minder moeilijk en stressvol kan zijn, is dat pure winst. Voor mij is het houden van een ‘project retrospective’ de leukste manier om hier bij stil te staan. Tijdens de retrospective kijken we samen terug naar het project, wat er goed ging, wat beter kon en hoe we het beter kunnen doen. Én niet onbelangrijk, welke verbeterpunten gaan we als eerste oppakken.
Ik start de sessie met het maken van een tijdlijn. Dit is voor iedereen een gemakkelijk beginpunt van de retrospective. Samen vullen we de tijdlijn door middel van post-its. Iedereen schrijft zijn of haar eigen maalpalen op, want iedereen heeft andere mijlpijlen tijdens het project meegemaakt. Zo is het ieders project en ‘mag’ iedereen feedback geven op elkaar. Hier komt vaak “Oh, ja. Dat hadden we ook nog gedaan” voor. Maak de tijdlijn op horizontale lijn en op chronologische volgorde. Er hoeven geen representatieve gaten tussen de post-its te hangen om aan te geven hoeveel tijd er tussen de briefjes hangt, als ze maar op volgorde hangen. Hang daarna complimentjes boven de tijdslijn en verbeterpunten onder de tijdslijn. Als je een retrospective leidt, zorg je dat iedere mijlpaal, ieder complimentje en ieder verbeterpunt kort maar klassikaal wordt toegelicht zodat iedereen het begrijpt.
Demo video van de Retrospective door Tom Wijmenga.
Ik heb gemerkt dat het helpt om iets langer stil te staan bij wat er goed ging. Je hebt net een project afgerond, proficiat! Het was niet makkelijk, had een onbekende teamsamenstelling, een nieuwe klantvraag en/of we hebben innovatieve dingen eigen gemaakt om het succesvol af te ronden. Geef elkaar de schouderklopjes die iedereen verdient en kijk niet alleen maar naar wat er fout ging. Want ondanks alles hebben jullie het wel gefixt: Het project is opgeleverd. Wees eerlijk en oprecht naar elkaar, want alleen had je het niet gekund. Zodra iedereen elkaar complimenten durft te geven, komt een verbeterpunt een stuk fijner en vertrouwder aan. Iemand een compliment geven is moeilijker dan iemand kritiek geven. Ga de uitdaging aan en wees oprecht naar elkaar.
De verbeterpunten in een project moet je met een korreltje zout nemen. Als het gemakkelijk was of het eerder is gedaan, dan was het ‘gewoon’ productiewerk en geen project. Als je er vanuit gaat dat je collega’s je oprecht tips willen geven i.p.v. af willen branden, dan wil je juist de verbeterpunten horen. Eerst de positieve punten noemen en daarbij stil staan creëert een vertrouwde en opbouwende sfeer waar iedereen beter van wordt.
Flow comes in waves
Op dit punt neem ik graag een stapje terug van het bord. Je hebt een horizontale lijn op het post-it bord (de tijdslijn). Boven de tijdslijn staan alle complimentjes en onder de tijdslijn alle verbeterpunten. Je kan vaak een mooi patroon vinden van twee golven die relatief hetzelfde lopen. Als voorbeeld pakken we een bord van een project waar in het voortraject niet alles goed ging. De verkopers waren erg enthousiast en hebben iets verkocht wat niet haalbaar was (veel verbeterpunten). Tijdens de uitvoer hebben we hier last van gehad, maar hebben veel kunnen oplossen (veel complimenten). Aan het einde van het project moesten we ‘met de billen bloot’ en voerden moeilijke gesprekken met de klant over de scope en financiële afronding (veel verbeterpunten). Als iedereen dit op dezelfde manier heeft beleefd ziet de ‘flow’ van de kaartjes er zo uit:
Figuur 1. Flow in Sync
Geel = tijdslijn
Groen = complimentjes
Rood = verbeterpunten
De blauwe lijnen blijven ver uit elkaar. Het project ging op een bepaald punt in tijd goed, of niet. Echter, als de ene helft van de zaal (de verkoper, accountmanagers etc) dit heel anders heeft beleefd dan de andere helft (engineers, projectleider, testers), dan ziet de flow er uit zoals op het plaatje hiernaast.
Figuur 2. Flow out of Sync
Geel = tijdslijn
Groen = complimentjes
Rood = verbeterpunten
Wanneer de bovenstaande ‘flow’ ontstaat zit er een duidelijk verschil in de beleving van het project. Dit is iets wat je tijdens een retrospective kan benoemen, want het lijkt op een communicatieprobleem. Als het goed is, is dit tijdens het project al aangegeven, voor zover mogelijk bijgestuurd en wil iedereen voorkomen dat het nog een keer gebeurt. Zo niet, gebruik dan zeker deze retrospective om daar een inhoudelijke discussie over te hebben. Pas als je daar samen uitkomt ga je samen goeie verbeterpunten bedenken. Zo voorkom je dat (een deel van) dit team bij een volgend project in dezelfde val trapt.
Oke, er konden dingen beter. Maar hoe dan?
Iedereen kan wel verbeterpunten noemen. Maar kan iedereen dit ook omzetten naar tastbare en uitvoerbare verbeterideeën? In mijn beleving niet. Dit is een skill die je moet leren door de retrospective vaker te doen. De truc is om tot de kern van een verbeterpunt komen. En omdat er gestemd wordt om te bepalen wat de belangrijkste ideeën voor verbetering zijn, moet je het ook aan je collega’s uit kunnen leggen.
Als je een retrospective leidt, neem de tijd om de verbeterideeën opnieuw te formuleren. Je merkt het in de zaal direct wanneer een écht goed verbeteridee genoemd wordt. Dan gonst het in de zaal met “ja, inderdaad” of “logisch”. Als je hier in een retrospective eentje van kan vinden is dat de sessie al waard. En voor de persoon die de verbetering oppakt is het gemakkelijker uit te voeren als het als direct uitvoerbaar beschreven is. Die persoon hoeft het echt niet zelf te doen, sommige veranderingen vereisen misschien aanpassingen die buiten de invloed van de projectgroep vallen. Maar die persoon weet dan wel waar te starten en heeft een achterban (de oude projectgroep) achter zich staan om te helpen.
Na de stemming weet je welke verbeterideeën het belangrijkste zijn en door de groep gedragen worden. Kies hier de drie met de meeste stemmen uit en vraag/stel voor wie dit verbeteridee op gaat pakken. Geef de bijbehorende post-it mee als een reminder voor de deelnemer die met het idee aan de slag gaat. Stel achteraf per mail de top 3 ideeën op, maar noem ook de andere verbeterideeën. Wanneer iemand van het projectenteam geen top 3 idee mee heeft gekregen, kan hij of zij nog wel een verbeterpunt voor zichzelf oppakken. Maar alleen voor de top 3 verwachten we dat ze opgepakt gaan worden.
Wil jij nog meer horen en lezen over hoe wij organisaties wendbaar maken? Neem dan contact op met Aresz. Of wil jij nog meer tips van Tom over het organiseren en begeleiden van een project retrospective? Neem dan contact op met Tom.
