Koning kleine projecten

Bij Aresz certificeren onze Project Professionals zich met de meest gangbare en bekende projectmanagement methodieken. We delen kennis met onze collega’s over onze expertises en ervaringen die we opdoen bij opdrachten en we zoeken altijd naar nieuwe trends, ontwikkelingen en methodieken op het gebied van projectmanagement. In deze blog bespreken we de Projectenfabriek. 

WAAROM MOET HET ANDERS?

Je kent het vast wel, ellenlange voorbereiding tot de start van het project om vervolgens tijdens het project, vanwege veranderingen in tijd, scope en budget, de gehele planning op de kop te gooien en opnieuw in te richten. De bedenkers van de Projectenfabriek hebben deze situatie vaak voorbij zien komen. Zodanig, dat ze een methode hebben ontwikkeld om veel voorkomende problemen tijdens projecten te reduceren: een methode waarin meer projecten sneller worden afgerond met minder stress en lagere kosten. 

In het boek beschrijven zij 6 veelvoorkomende problemen die in de altijd onzekere omgeving van een project naar voren komen. Waarschijnlijk herken je er wel een aantal: 

• Niemand weet hoeveel projecten er zijn en wat hun doel is.

• Projecten duren te lang.

• Projectmanagement kost te veel tijd.

• Projectplannen worden te vaak opnieuw gepland of zelfs losgelaten.

• Je loopt vaak achter de feiten aan.

• Er zijn altijd weer (ongewenste) verrassingen.

ZO KAN HET ANDERS

Als gevolg van deze problemen worden 6 oplossingselementen aangehaald. Oplossingen die op het eerste oog misschien té eenvoudig lijken, maar door volledige implementatie van de methode ook echt blijken te werken:

• Zorg voor een transparante en eenduidige projectenlijst.

• Reduceer het aantal actieve projecten.

• Zorg voor helder ingericht projectmanagement: processen, structuren en sjablonen.

• Plan robuust en doelgericht.

• Manage actief in de uitvoering.

• Stuur met eenvoudige rapportages.

Wat de Projectenfabriek zo krachtig maakt, is de simpliciteit en de directe toepasbaarheid van de oplossingen. Door de robuustheid van de processen, structuren en sjablonen staat er een doelgerichte basis, maar is er wel ruimte om (onverwachte) veranderingen snel op te vangen en werk je vanuit het meest voortschrijdende inzicht. Om de implementatie gemakkelijk te maken, geeft De Projectenfabriek gratis toegang tot een set templates.  

Wij hebben ervaren dat juist kleine projecten snel uit de hand lopen. Daar waar weinig prioriteit en aandacht is, glipt de controle snel uit handen en is de papiermolen van andere methoden (zoals Prince2) “niet nodig bij dit kleine project”. Met als gevolg; geen controle op al die kleine projecten die in een organisatie spelen. Juist voor die groep projecten is de Projectenfabriek een uitkomst. De eenvoudigheid van de methode stelt iedereen in staat te begrijpen wat er moet gebeuren en hoe dit te sturen. Daarnaast richt de methode zich op de toekomst en de oplossing. Er wordt niet gekeken naar wat er mis ging (mensen worden niet op het matje geroepen), maar er wordt gestuurd op voortgang en het realiseren van doelwaarde.

Klik om het boek te bestellen

WAAROM WIL JE WEL OF JUIST NIET WERKEN MET DE PROJECTENFABRIEK?

Met de implementatie van de Projectenfabriek maak project management gemakkelijker. Binnen 4 uur staat er een gedragen projectplan op papier. Rapportages worden teruggedrongen tot een bare minimum waardoor er meer tijd is voor de echt belangrijke zaken, zoals risicobeheer, stakeholdermanagement etc.

Er wordt duidelijk gestuurd op voortgang. Er wordt een stop gezet op het starten van een gigantische berg aan projecten. Zo wordt een nieuw project pas gestart wanneer de organisatie hier ruimte voor heeft en behoudt je focus. Projecten worden hierdoor doelgericht in plaats van procesgericht.

Ondanks dat er actief wordt gestuurd op het verlagen van het aantal actieve projecten betekent dit niet dat er maar 2 projecten lopen. Grote organisaties hebben meer capaciteit waardoor er alsnog veel projecten tegelijkertijd in uitvoering kunnen zijn. Hiervoor is het hebben van tooling, zoals Fortes Change Cloud, nodig om een vorm van overzicht te houden.

Het gebruik van de Projectenfabriek vergt dat de hele organisatie meedoet. Dit houdt in dat uitvoer, (project) management en finance de huidige werkprocessen aan moeten passen. Dat is zeker mogelijk, maar niet gemakkelijk.

Het voordeel van de gesimplificeerde templates gaat in de weg zitten bij grote programma’s. De Projectenfabriek tilt het gemiddelde niveau van projectdocumentatie en uitvoer omhoog, maar voor grote projectuitdagingen raden wij andere methoden aan.

DE PROJECTENFABRIEK EN ARESZ

Aresz’er Tom heeft al vaker met de methode van de Projectenfabriek gewerkt, maar tot op heden kon je nog nergens een training volgen en een bijbehorend certificaat behalen. Daarom heeft hij deze zelf gemaakt. Zo zijn de Aresz’ers via twee trainingen die door Tom ontwikkeld zijn op de hoogte gebracht van deze methodiek en wacht hen allen een gedegen examen, zodat zij als eersten het certificaat in hun bezit zullen hebben. 

De Projectenfabriek in jouw organisatie? Neem contact met ons op. We vertellen je er graag meer over.